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OA機器のIT化が進んでいる!?

オフィスではOA機器が必需品ですよね?最近はそんなOA機器までIT化しているようです。

いまは問い合わせや注文もメールでくる時代。オフィスや店舗がIT化されていないのは、それだけでビジネス・チャンスの損失につながります。まずは営業に直結する顧客とのコミュニケーション部分から、IT化してみませんか。
オフィスのIT化に伴い、パソコンに電話機能を組み込むこともできるようになり、ますます電話を利用する環境は便利になっています。

最近、注目されているのは複合機の「クラウド保存機能」とは?

Box Connectを知っていますか?企業向けのクラウドストレージ「Box」と連帯した京セラの「複合機」のことです。クラウドストレージを連帯することで、「スキャンデータが重い」「パソコンからのアップが二度手間」などのストレスを解消することができます!

PCを使わず複合機の操作のみでスキャンデータを直接クラウド上に保存できます。PDFをはじめ、JPEGやTIFFにも対応しており、スキャンデータ、写真データの保存におすすめです。

スキャンした際に、ファイル名を忘れることがありますよね?そういった場合、必要なファイルを見つけるのに手間が掛かってしまいます。しかし、クラウド保存の場合は、OCR読み取りをおこなうためPDFファイルに書かれた内容の検索も可能にしてくれます。すると、目的のファイルを簡単に見つけ出すことが可能です。

複合機でクラウド保存できる仕組み

最新のコピー機ならPCが不要で、タッチパネルを操作して直接クラウドサービスに接続できます。
スキャンしたデータは、そのままクラウドサーバーへアップロードが可能となっています。そして、保存されているデータはインターネットにつながっているPC端末やスマホなら、どこからでもアクセス可能で閲覧できるという仕組みです。

クラウド保存できることで仕事が早くなる!

クラウド保存をすることで、多くのメリットがあることが分かりました。では実際にどのくらい業務効率化を図ることができるのでしょうか?

オフィス内に散らばったプリンター・複合機の状態をすべて簡単に把握できるため、万が一のエラー復旧やメンテナンスを素早く行うことができます。管理者がネットワーク上の機器を一元監視できるため、各プリンターの共通設定はもちろんのこと、消耗品の発注/在庫管理などトータルな効率化を図れます。
複合機やコピー機で電子化した文書から、クラウドに保存して共有・管理することができ、今まで手間だった作業を省いて、もっと快適なオフィスワークを実現していきます。

クラウド保存は情報漏えい対策にも役立つ

クラウド保存を利用する上で気になるのが「セキュリティ面」ですよね?クラウド保存はどのような情報漏えい対策をおこなっているのか、チェックしておきましょう!

IDカードを複合機にかざした後でプリントアウトが開始するセキュアプリント機能で、機密情報ののぞき見や放置プリントによる情報漏えいを防止。
・印刷物の取り違えや置き忘れを防ぐことができる
・誰がどのファイルを出力したのか、情報を収集することができる
・使用者をICカード利用者のみに制限できる(部外者の使用を制限)
・社員やアルバイトなど、人によって利用できる機能を制限できる

情報漏えいはいつ起きるか分かりません。そのため、セキュリティの強化をおこなうことができるICカードの導入がオススメします。

クラウド保存で業務の効率化・コスト削減を図ろう!

クラウド保存を利用することで、今まで手間の掛かっていた業務の効率化を図ることができます。またそれだけではなく、セキュリティ強化やコスト削減も可能なので、この機会にクラウド保存を導入してみませんか?

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