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社員が望む快適なオフィスとは?

この記事を読んでいる経営者の方は、社員が働きやすい環境作りについてこれから考えている、または常に考えている方だと思います。

あるネット調査によると、既に務めている社員だけではなく、就職活動時にオフィス環境を重視している人が90%以上もいることがわかりました。
やはり、社員の多くが会社に望んでいるのは「働きやすいオフィス環境」なのです。

上記の調査結果を見ると、働きやすい環境というのは一番重要になっているといえます。

大半の企業では、仕事のほとんどが同じオフィスの中で行われているのが実態です。長時間滞在するからこそ、環境や人間関係でオフィスに求められる要素は様々です。

ここでは、社員が会社に求めている働きやすい環境をご紹介していきます。

広く確保されたデスクor自由なオフィス空間

快適に仕事を行うためには、環境を整える必要があります。

そもそも、人にはパーソナルスペースというものが存在していて、そのスペースをしっかり確保されている空間にいることで、集中して仕事に取り組めるようになるのです。

パーソナルスペースの確保を考慮しないと、快適に仕事をすることができません。
人は、パーソナルスペースを上手く確保することができないと、ストレスを溜めたり、仕事の効率が悪くなったりします。
では、パーソナルスペースとは、どのくらいの範囲が適切なのでしょうか。
仕事におけるパーソナルスペースの範囲は、1m以上、3m以内の距離と言われています。

最近では、社員一人ひとりに十分な職場環境を提供するために、パーソナルスペースを考慮したオフィス環境に力を入れ始めている企業が増えています。

固定席を無くした「フリーアドレスオフィス」

社員一人ひとりがその日の気分に合った空間で仕事ができるようにした、「フリーアドレスオフィス」が人気を集めています。

フリーアドレスオフィスとは社員に固定席を設けず、すべて自由席にしたオフィスのことです。従来のオフィスであれば自分専用のデスクがあり、上司や管理者の目が行き届く場所で仕事をしていましたが、フリーアドレスオフィスはそれとは真逆のオフィス形態です。
フリーアドレスのメリットは、いくつかありますが、ここでは次の3つに注目してみます。

1.オフィスコストの削減
2.コミュニケーションの活性化
3.整理整頓の徹底
メリットはやはり、社内のコミュニケーションの活発化が挙げられます。席が決まっていないため、他部署の社員と隣り合わせる機会も増えるでしょうし、気分転換にもなる。

データはすべてクラウドサーバーで管理

企業活動をしていくうえで必要になる、発注書や請求書などの書類。それらをすべて印刷して保管するとなると、膨大な印刷コストが発生します。また、書類が発行される度に書庫を整理したり、必要な書類を探したりするのは大変な手間です。その上、万一間違って書類を廃棄した場合、大きな問題になります。
現在ではIT化が進んでいるため、書類を印刷しなくても、パソコンに保存して残したり、パソコンで閲覧したりすることが可能です。



このように、オフィスで使う書類を電子化してパソコンへ保存、管理しながら活用していくことを「ペーパーレス化」と呼びます。ペーパーレス化を進めれば、オフィスから紙という資源を大幅に削減することができます。

メールや電話はすべてオフィスワークでも使えるアプリで済ませる

最近では、固定電話やメールを使わないオフィスが急増しています。
その理由は、”そのツール”自体を使わなくても簡単に連絡できるオフィス用アプリを使用しているからです。

そんなオフィス用アプリとして挙げられるのが「チャットワーク」です。

ビジネス向けのチャットツールには

○メッセージは送信後も編集・削除でき、誤送信を防げる
○検索性が高く、過去のメッセージもすぐに確認できる
○大容量のファイルもすぐに送れる
○迷惑メッセージは届かない
○アカウントは企業で管理でき、メッセージも暗号化されて送受信されるため情報漏洩しにくい
○グループチャットやビデオ通話、タスク管理機能など、ビジネスに適した機能が満載

といった特徴があります。

昔と違い、今ではLINEやフェイスブック、Twitterといったチャットツールを頻繁に使用されています。

オフィスにもチャットツールを取り入れることで、より親近感が高まり、社内でのコミュニケーション活性化にも使がっていきます。

会社全体にもメリットがたくさん!

このように、社員が働きやすいオフィス環境に整えていくことで、効率化も進んでいきます。
また、作業時間の短縮にも繋がりますので、企業にとってのメリットはあるでしょう。

最近では、社員の勤務管理もデジタル化することで、全体の管理もスムーズになります。

各スタッフの活動が把握しきれていなかったのが、導入後、現場の状況が見える化されたことで、各スタッフがどんな活動をしているのか一目瞭然になり、的確なアドバイスが可能に。

社内全体をストレスのない、居心地のいい空間にアレンジすることで、社員も「会社から大事にされている」という思いが伝わり、良い仕事に繋がっていきます。

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